Administrative Assistant - Bilingual (English/French)/Adjoint administratif; adjointe administrative – poste bilingue (français et anglais)

Make an impact behind the scenes.

If you're organized, detail-oriented, and thrive in a fast-paced environment, this role offers the chance to make an impact by keeping operations running smoothly.

About the job

As an Administrative Assistant, you'll be part of the Program and Service Delivery Team in the East region. Our regional offices serve as the ministry's primary point of contact at the local level, strengthening partnerships and supporting planning that improves outcomes for children, youth, adults, and families. In this role, you'll help ensure information flows efficiently, meetings are well-coordinated, and records are accurate, all while following established processes and maintaining confidentiality.

You will:
• provide a variety of administrative, secretarial and clerical services such as processing incoming and outgoing mail
• respond to internal and external inquiries, compose and prepare correspondence
• produce a variety of materials such as reports, spreadsheets, minutes and presentations
• process service contracts and amendments from transfer payment agencies
• develop and maintain filing and bring forward systems
• participate in special projects and committees

This role is just the beginning! Explore the Administrative Pathway to understand how you can grow and thrive in the Ontario Public Service.

What you bring to the team

Mandatory requirements

You must possess oral and written French language skills at the advanced level. Your proficiency level will be confirmed before hire.

Administrative and technical skills

You have:
• proficiency with common office software such as Microsoft Word, Excel, Outlook
• the ability to follow established processes, procedures, and guidelines
• the ability to maintain organized records and tracking systems
• learn and apply program-specific policies and requirements to support service delivery

Organization and time management

You have:
• the ability to manage multiple tasks and meet deadlines in a fast-paced environment
• attention to detail when tracking information and preparing materials

Communication skills

You have:
• clear and professional communication, both written and verbal
• the ability to respond to inquiries and provide accurate information

Problem-solving and judgment

You have:
• the ability to prioritize competing demands and resolve issues effectively
• sound judgment to maintain confidentiality and handle sensitive information

Don't meet every qualification?

If you are excited about this position and meet most, but not all, of the listed qualifications, please still consider applying. We recognize that no one person might have every qualification in this job ad, and you just might be the right candidate!

How we support diversity, inclusion and accessibility

We are building an inclusive workforce that reflects the communities we serve. We encourage everyone interested in working with us to apply, including people with disabilities, Indigenous, Black and racialized individuals, as well as people from all ethnicities, cultures, sexual orientations, gender identities and gender expressions.

Our hiring process is accessible, consistent with Ontario's Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005. We are working to prevent and remove barriers in our hiring processes and can offer accommodation to address specific needs related to Code-protected grounds such as disability, family status and religion. For more information about accommodation during the hiring process please contact us.

Learn more about the work the OPS is doing to create an inclusive, anti-racist, accessible and diverse workplace:

• diversity, equity and inclusion initiatives
• accessibility
• Anti-Racism Policy

Additional information

Address:

• 2 Bilingual English/French Temporary, duration up to 16 months, 347 Preston St, Ottawa, East Region, Criminal Record Check

Compensation Group: Ontario Public Service Employees Union

Schedule: 3.7

Category: Administrative and Support Services

Posted on: Monday, December 15, 2025

Note:

• This ad is also available in French.
• About security checks:
  A criminal or other federal offence record does not automatically disqualify you from the position. We consider each situation based on the position's responsibilities.
  If a check is needed and you've lived outside of Canada in the past 5 years for 6 or more months in a row, or if you are not a Canadian resident, you'll need to provide an out-of-country police clearance certificate from the country you lived in.
  Employment screening checks are only reviewed and evaluated by the Transition and Security Office, which also maintains them and keeps them strictly confidential.
• C-SS-237325/25(2)

How to apply:

1. You must apply online by visiting www.ontario.ca/careers. You must enter the job id number (237325) in the Job ID search field to locate the job ad.
2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources.
3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.
4. Read the job description to make sure you understand this job.
5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Us to provide your contact information. Recruitment services team will contact you within 48 hours.

Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.

All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.

Remember:

The deadline to apply is Friday, January 9, 2026 11:59 pm EST. Late applications will not be accepted.
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario's Human Rights Code.

_____

Ayez un impact en coulisses.

Si vous êtes une personne organisée, attentive aux détails, et que vous excellez dans un environnement dynamique, ce poste offre l'occasion d'exercer une influence en assurant le bon fonctionnement des opérations.

Au sujet de l'emploi

En tant qu'adjoint administratif, vous ferez partie de l'équipe de la prestation des programmes et des services dans la région de l'Est. Nos bureaux régionaux servent de principal point de contact du Ministère à l'échelle locale, renforçant ainsi les partenariats et soutenant la planification qui permet d'obtenir de meilleurs résultats pour les enfants, les jeunes, les adultes et les familles. Dans ce rôle, vous contribuerez à assurer une circulation efficace de l'information, une bonne coordination des réunions, et une tenue de documents exacts, tout en respectant les processus établis et en préservant la confidentialité.

Vous devrez :
• fournir une variété de services administratifs, de secrétariat et de bureau, comme le traitement du courrier entrant et sortant
• répondre aux demandes de renseignements internes et externes, rédiger et préparer la correspondance
• produire une variété de documents comme des rapports, des feuilles de calcul, des procès-verbaux et des présentations
• traiter les marchés de services et les modifications apportées par des organismes de paiement de transfert
• élaborer et tenir des systèmes de classement et de rappel
• participer à des projets spéciaux et faire partie de comités

Et ce n'est qu'un début! Explorez le parcours administratif pour comprendre comment vous pouvez grandir et vous épanouir dans la fonction publique de l'Ontario.

Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire

Vous devez posséder des compétences en français oral et écrit de niveau avancé. Votre niveau de compétence sera confirmé avant l'embauche.

Compétences administratives et techniques

Qualifications :
• maîtrise des logiciels bureautiques courants comme Microsoft Word, Excel, Outlook
• capacité à suivre les processus, procédures et lignes directrices établis
• capacité à tenir des dossiers organisés et des systèmes de suivi
• se familiariser avec les politiques et exigences propres aux programmes pour soutenir la prestation des services, et les appliquer

Organisation et gestion du temps

Qualifications :
• capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais dans un environnement dynamique
• attention aux détails dans le suivi de l'information et la préparation des documents

Compétences en communication

Qualifications :
• communication claire et professionnelle, tant écrite qu'orale
• capacité à répondre aux demandes de renseignements et à fournir des renseignements exacts

Résolution de problèmes et jugement

Qualifications :
• capacité à établir la priorité des demandes concurrentes et à résoudre efficacement les problèmes
• bon jugement pour préserver la confidentialité et gérer les renseignements sensibles

Vous ne respectez pas toutes les qualifications?

Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.

Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.

Notre processus d'embauche est accessible, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario et à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez communiquer avec nous.

Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:

• les initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion
• les engagements en matière d'accessibilité
• la politique pour la lutte contre le racisme

Renseignements supplémentaires

Adresse:

• 2 bilingue (anglais et français) Temporaire(s), durée jusqu'à 16 mois, 347, RUE PRESTON, Ottawa, Région Est, Vérification de casier judiciaire

Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario

Horaire: 3.7

Catégorie: Services d'administration et de soutien

Date de publication: le lundi 15 décembre 2025

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• À propos des vérifications de sécurité:
  Un dossier qui fait état d'une infraction criminelle ou d'une autre infraction fédérale ne vous exclut pas automatiquement du poste. Nous prenons en considération chaque situation selon les responsabilités du poste.
  
  Si une vérification s'avère nécessaire et si vous avez habité en dehors du Canada au cours des cinq dernières années pendant six mois ou plus d'affilée ou si vous n'êtes pas une résidente canadienne ou un résident canadien, vous devrez fournir un certificat de police de l'étranger délivré par le pays dans lequel vous avez habité.
  Les enquêtes de sécurité requises pour l'emploi sont seulement examinées et évaluées par le Bureau de la transition et de la sécurité, qui les tient également à jour et les garde strictement confidentielles.
• C-SS-237325/25(2)

Comment postuler :

1. Vous devez postuler en ligne à www.ontario.ca/carrieres. Vous devez entrer le numéro du concours dans le champ Numéro du concours (237325) pour trouver l'offre d'emploi.
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel:

La date limite de candidature est le vendredi 9 janvier 2026 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario .