Administrative Assistant/ Adjointe administrative-Adjoint administratif

Application deadline: June 19, 2026

Title of Position:

National Office Administrative Assistant

Employment Type:

Indeterminate, Full-Time

Location:

National Office (Ottawa, Ontario)

Linguistic Profile:

Bilingual imperative

Salary:

$78,864 to $85,286 plus $1,400 bilingualism bonus

Area of Competition:

1. CEIU employees.
2. Employees of the PSAC and its Components.
3. Members of COPE Local 225.
4. Members of CEIU (including Life Members).
5. General public.

NOTE:

• Please note that while applicants from other regions are welcome to apply, they would assume the cost and responsibility of relocation if they were successful in this process. Any costs incurred by the candidates to attend the interview will be at their own expense.
• In keeping with the Collective Agreement between CEIU and COPE Local 225, preference shall first be given to qualified applicants who are employees of the CEIU, followed by employees of the PSAC and its Components, followed by members of the bargaining unit who do not work for CEIU, followed by members of CEIU, and subsequently to the public.

Employment Equity:

The CEIU as an Employment Equity employer encourages applications from equity group members. CEIU is committed to the hiring of qualified candidates from the following equity groups as defined by CEIU/COPE: women, racially visible, First Nations, Métis, Inuit, persons with disabilities, LGBTQ2+.

Purpose of the Position:

The National Office Administrative Assistant (NOAA) functions as the receptionist for CEIU, screening and directing calls and visitors to the National Office. The incumbent processes incoming and outgoing mail, organizes and operates the print/mailroom, maintains all mailroom equipment and provides administrative support to senior staff at the National Office. This position also provides support to CEIU national committees.

This position also plays an integral role during the 12-month period leading to CEIU National Triennial Conventions, as well as provides support to the Executive Assistant & Advisor to the National President for all CEIU national conferences.

Key Duties:

The National Office Administrative Assistant’s (NOAA) functions as the receptionist for CEIU, screening and directing calls and visitors to the National Office. Reporting to the Executive Assistant & Advisor to the National President, the NOAA’s responsibilities are:

• First point of contact for all incoming calls, assesses and directs callers and/or provides information required.
• Greets and directs visitors to staff/meeting rooms.
• Assists in the preparation of meetings including copying/supplying any required documents.
• Assists with set up and clean up (take down) of meetings rooms as required.
• Assists with membership lists as required.
• Supports the National Office by distributing incoming communications and correspondence, as well as redirecting inquiries to the attention of appropriate staff, management or elected leadership.
• Assists with procurement such as, verifying, liaising and confirming with vendors and suppliers under the direction of management.
• Organizes and operates the print/mailroom.
• Processes and circulates all incoming mail; prepares and processes outgoing mail.
• Prepares mail/packages for shipping and tracking.
• Ensures sufficient supply of promotional materials, mailroom supplies and consumable items such as toner.
• Prints, assembles, and completes regular and special mail outs.
• Maintains the printing and shipping equipment in the mail/copy room; arranges for service as required.
• Coordinates the retrieval and returns boxes from the storage room.
• Makes photocopies; sends and distributes messages and emails.
• Answers and screens telephone calls, provides non-technical information to authorized persons.
• Creates and mails CEIU certificates.
• Prepares and sends out required ‘leave letters’ for members who participate in a CEIU meeting/conference/convention or training sessions.
• Performs other related administrative functions as required.
• Provides administrative support, minute taking and set up for meetings and conference calls for national committees, when required.
• Maintains and distributes national committee documentation.
• On-site point of contact for hotel, interpretation and audio-visual technicians when needed.
• Obtains and coordinates quotes and costings for hotels, facilities and travel, as needed.
• Confirms bookings based on approved budget.
• Assists with electronic voting/elections.

Qualifications:

• Ability to assess a situation quickly and accurately, seek multiple perspectives and problem solve effectively;
• High degree of judgment, initiative, discretion, analytical skills, critical thinking, flexibility, and responsiveness;
• Strong organization skills and the ability to effectively deal with multiple assignments and tasks, set priorities and adapt to ever-changing environment, conditions and work assignments;
• Excellent verbal and written communication skills as well as a high degree of interpersonal skills and the strong ability to maintain confidentiality;
• Strong computer skills in MS Office, Adobe acrobat, CEIU systems as well as the ability to operate other office equipment, e.g., projector, Polycom, photocopier, and printer including scanner software;
• Knowledge of UnionWare;
• Ability to take direction and adapt to frequent interruptions;
• Lifting of up to 20 lbs; items include banker and paper boxes, pamphlets, printers, laptops and fax machines;
• Travel is required as needed, both regionally and nationally.

Application:

Applicants should send a cover letter (no more than 2 pages) and their resume (no more than 3 pages) detailing how their work experience and qualifications relate to this position as this will provide the basis for interview selection.

Please send your resume and cover letter in confidence to human resources by June 19, 2026, at 4:00 p.m. (EST)to the following email: larosen@ceiu-seic.ca

We thank all interested candidates, however, only those selected for an interview will be contacted.

Date limite de la présentation des demandes : 19 juin 2026

Titre du poste :

Adjointe administrative ou adjoint administratif du bureau national

Type d’emploi :

Indéterminé, temps plein

Lieu :

Bureau national (Ottawa, Ontario)

Profil linguistique :

Bilingue, français et anglais

Salaires :

De 78 864 $ à 85 286 $ plus une prime de bilinguisme de 1,400 $ par année

Zone de concours :

1. Employées et employés du SEIC ;
2. Employées et employés de l’AFPC et ses Éléments ;
3. Membres de la section locale 225 du SEPB ;
4. Membres du SEIC (y compris les membres à vie) ;
5. Membres du public.

REMARQUES :

• Une candidate ou un candidat de l’extérieur de la région peut soumettre une demande. Toutefois, la candidate ou le candidat qui réussirait le processus de sélection devra assumer la responsabilité et les frais de sa relocalisation, le cas échéant. Tous les frais encourus par les candidates et candidats pour assister à l’entrevue seront à leurs frais.
• Conformément à la convention collective entre le SEIC et le SEPB, section locale 225, la préférence est d’abord accordée aux candidates qualifiées et aux candidats qualifiés qui sont des employées ou des employés du SEIC, et suivie dans cet ordre par : les employées et employés de l’AFPC et de ses Éléments, les membres du SEPB ne travaillant pas pour le SEIC, les membres du SEIC (y compris les membres à vie), puis le public.

Équité en emploi :

En tant qu’employeur soucieux de l’équité en emploi, le SEIC encourage les membres des groupes désignés à poser leur candidature. Le SEIC s’est engagé à embaucher les candidates qualifiées et candidats qualifiés des groupes désignés suivants, tels qu’ils sont définis par le SEIC et le SEPB : femmes, membres de groupes raciaux visibles, membres des Premières Nations, Métis et Inuit, personnes ayant un handicap, et LGBTQ2+.

But du poste :

L’adjointe administrative ou adjoint administratif du bureau national (AABN) sert de réceptionniste au SEIC, filtrant et acheminant les appels et les visiteuses et visiteurs au bureau national. La ou le titulaire traite le courrier d’arrivée et de départ, organise et tient la salle d’impression et de courrier, entretient tout le matériel de la salle de courrier et fournit un soutien administratif aux cadres supérieurs du Bureau national. La ou le titulaire fournit également un soutien à certains comités nationaux du SEIC.

De plus, la ou le titulaire joue un rôle pendant la période de 12 mois entourant le congrès triennal du SEIC, en plus de fournir un soutien à l’adjoint.e exécutif.ve et conseiller.ère de la présidente nationale ou du président national pour toutes les conférences nationales.

Principales fonctions :

L’adjointe administrative ou adjoint administratif du bureau national (AABN) agit à titre de réceptionniste pour le SEIC, en filtrant et en dirigeant les appels et les visiteuses et visiteurs au bureau national. Relevant de l’adjoint.e exécutif.ve et conseiller.ère de la présidente nationale ou du président national, les responsabilités de l’AABN sont les suivantes :

• Servir de premier contact de tous les appels entrants, filtrer et acheminer les appels et/ou donner l’information nécessaire.
• Accueillir les visiteuses et les visiteurs et les adresser aux membres appropriés du personnel ou les acheminer aux salles de réunion.
• Aider à la préparation des réunions, y compris en copiant ou mettant à disposition tous les documents nécessaires et prendre des procès-verbaux à certaines des réunions des comités nationaux.
• Aider à la préparation et au nettoyage (démontage) des salles de réunion au besoin.
• Aider avec les listes de membres au besoin.
• Appuyer le Bureau national avec la distribution des communications et des correspondances, ainsi que rediriger les demandes de renseignements, aux membres appropriés du personnel, aux cadres supérieurs ou aux dirigeant-e-s élu-e-s.
• Aider à l’approvisionnement, en vérifiant et en assurer la liaison et en confirmant avec les fournisseurs sous la direction de la direction.
• Organiser et faire fonctionner la salle d’impression et de courrier.
• Traiter, consigner et distribuer tout le courrier d’arrivée, préparer et traiter le courrier de départ.
• Préparer le courrier et les colis à l’expédition et au suivi.
• Assurer un approvisionnement suffisant en articles de promotion, fournitures de salle de courrier et produits consomptibles tels que l’encre en poudre.
• Imprimer, assembler et expédier des envois postaux spéciaux.
• Entretenir le matériel d’impression et d’expédition dans la salle de courrier/photocopie et prendre les dispositions nécessaires aux réparations s’il y a lieu.
• Coordonner l’extraction et la remise de boîtes de la salle d’entreposage.
• Faire des photocopies et transmettre des messages par télécopieur et par courriel.
• Répondre à des appels téléphoniques, les filtrer et donner des renseignements non techniques à des personnes autorisées.
• Établir et expédier par la poste des certificats du SEIC.
• Préparer et envoyer des lettres de libération aux membres qui participent à une réunion, à une conférence, à un congrès ou à des séances de formation du SEIC.
• Fournir de l’aide et remplir les fonctions générales qui lui sont attribuées.
• Remplir des fonctions administratives pendant des conférences, réunions et événements, y compris la tenue du procès-verbal, sur demande.
• Responsable de maintenir et distribuer les documents aux comités nationaux.
• Agir comme point de contact sur place pour les hôtels, les services d’interprétation et d’audiovisuel en cas de besoin.
• Obtenir des soumissions et des prix pour les hôtels, les installations et les déplacements.
• Confirmer les réservations en fonction du budget approuvé.
• Offrir une aide lors des élections et avec le vote électronique.

Qualités requises :

• Un minimum de trois mois jusqu’à et y compris 1 an d’expérience pertinente antérieure dans un domaine connexe, p. ex. administration des affaires, ou un niveau équivalent d’études, de formation et d’expérience. Formation spécialisée sur l’administration d’un bureau et connaissance des règlements, statuts et politiques du syndicat.
• Bilingue impératif, anglais-français.
• Capacité d’évaluer une situation rapidement et avec exactitude, chercher plusieurs solutions et résoudre le problème efficacement.
• Faire preuve de jugement et d’esprit d’initiative, posséder des capacités d’analyse, exercer une réflexion critique, être souple et agile.
• Solides aptitudes à l’organisation et capacité de gérer de multiples tâches et projets, établir des priorités et s’adapter à un environnement, à des conditions et à des affectations en évolution constante.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, et capacité d’entretenir de bonnes relations personnelles et de protéger la confidentialité de l’information confiée.
• Solides connaissances en informatique (MS Office, Adobe Acrobat, systèmes du SEIC) et capacité d’utiliser d’autres équipements de bureau, p. ex. projecteur, Polycom, photocopieur, imprimante et logiciel de numérisation.
• Connaissance du système Unionware.
• Capacité de suivre les consignes et de s’adapter aux interruptions fréquentes.
• Soulever des objets pesant jusqu’à 20 lb : boîtes de papier et cartons de classement, brochures, imprimantes, ordinateurs portables et télécopieurs.
• Des déplacements sont nécessaires, au besoin à l’échelle régionale et nationale.

Demandes :

Les candidates et candidats doivent présenter une lettre d’accompagnement (maximum de 2 pages) et leur CV (maximum de 3 pages) indiquant la mesure dans laquelle leur expérience de travail et leurs qualités leur permettent d’occuper le poste, car cela constituera la base de l’entrevue de sélection.

Les conditions de travail, les avantages sociaux et les taux de rémunération négociés entre le Syndicat de l’Emploi et de l’Immigration du Canada et le SEPB s’appliqueront au poste.

Veuillez faire parvenir votre CV et une lettre d’accompagnement confidentielle à ressources humaines d’ici 30 juin avant 16 h (HNE) à l’adresse de courriel : hr@ceiuseic.ca

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec ceux qui ont été retenus aux fins d’une entrevue.