Adjointe à l'administration et aux finances

Adjointe à l'administration et aux finances

FONCTIONS : Selon la description de tâches

ENTRÉE EN FONCTION : mi-septembre

HORAIRE : 4 jours semaine/ 32 heures

LIEU DE TRAVAIL La Maison Marie Jacque

TAUX HORAIRE : 28.06$/heure

Pour postuler, veuillez s’il vous plaît :

➦ me faire parvenir votre intérêt par courriel à l’adresse suivante : direction@centremechtilde.ca

➦ La date limite: 9h00 le 8 septembre 2025

Titre du poste ADJOINTE À L’ADMISTRATION ET AUX FINANCESDate D’entrée en fonctionFin septembre 2025INTRODUCTION

Le Centre Mechtilde et la Maison Marie Jacque sont des ressources d’aide et d’hébergement de 1e et 2e étape pour femmes et enfants victimes de violence conjugale ou familiale, ou à risque d’itinérance. Nous sommes un organisme communautaire à but non lucratif, gérés par des femmes, qui offre écoute, soutien, hébergement et accompagnement dans une approche globale et personnalisée.

Notre mission :

• Favoriser l’autonomie des femmes et la reprise de pouvoir sur leur vie ;
• Défendre et promouvoir leurs droits ;
• Revendiquer ces droits auprès des instances politiques, économiques et du réseau de lutte contre la violence faite aux femmes.

Sous la direction générale, l’adjointe à l’administration assure le bon fonctionnement des deux maisons, en lien avec les orientations du Centre Mechtilde, en veillant aux opérations quotidiennes, à la gestion administrative et à la qualité des services offerts.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS L’Adjointe à l’administration fait preuve de professionnalisme et d’expertise en matière de soutien administrative et de tenue de livre. Elle est principalement responsable d’effectuer les tâches à l’administration et à la comptabilité du Centre Mechtilde et de la Maison Marie Jacque. Elle est responsable d’effectuer des tâches relatives à la paie, la tenue de livres et des ressources matérielles. L'Adjointe à l’administration prépare et communique de l'information dans le but de supporter la directrice générale dans une prise de décision rationnelle et objective. ADMINISTRATION DES DOSSIERS DES LOCATAIRES

• Accueil de nouvelle locataire
• Ouverture du dossier de la locataire
• Compléter l’annexe des coûts de loyer, et autres
• Compléter le PPA (Paiement préautorisé)
• Assurer que la locataire a une assurance
• Si la locataire a un ou deux chats maximum, obtenir la preuve de stérilisation et vaccin
• Demande le dépôt pour clés et lui remettre

ADMINISTRATION DES DOSSIERS DU PERSONNEL

• Accueil du nouveau personnel
• Ouverture du dossier de l’employé.e
• Compléter formulaire d’embauche
• Compléter formulaire pour vérification policière et pièces d’identité
• Inscription au niveau du service de paie Desjardins et formation
• Faire en sorte que l’employée obtienne une adresse courriel du Centre
• Explication des avantages salariale, réer, assurance collective si applicable, congés, etc.
• Programmer le nouveau personnel sur le photocopieur
• Envoi de courriel pour embauche au Syndicat
• Tenir à jour les données personnelles pour les employé.e.s
• Tenir à jour la liste d’ancienneté
• Envoi aux 3 mois des cumulatifs au niveau des vacances, maladies, etc.

FINANCE

Comptabilité générale

• Effectuer les entrées dans Simple Comptable (coûts salariaux, travailleurs autonomes, paiements de locataires, dépenses, etc.).
• Vérifier les factures des fournisseurs, consultants, travailleurs autonomes et employées (demandes de remboursement incluses).
• Effectuer les paiements (par chèques, Accès D, service de paie).
• Faire les transferts de dépenses entre comptes.
• Gérer la petite caisse (pour plusieurs responsables).
• Préparer et aller faire les dépôts.
• Suivi et récupération des revenus provenant des laveuses-sécheuses.
• Suivi des contributions de réserve demandées par la SHQ.
• Demandes de remboursement TPS/TVQ.
• Assurer la préparation des documents comptables pour l’audit annuel.
• Effectuer la conciliation bancaire pour les différents comptes.

Budgets et subventions

• Préparer les budgets et effectuer les suivis avec l’appui de la directrice.
• Préparer les demandes de subvention et les redditions de comptes aux bailleurs de fonds.

Gestion de la paie et obligations fiscales

• Vérifier les feuilles de temps en lien avec l’horaire.
• Assurer la disponibilité des feuilles de demande de congés.
• Entrer les heures dans le tableau Excel et mettre à jour celui-ci après chaque paie.
• Bloquer la saisie des feuilles de temps, confirmer les ajustements, transférer les données à la paie (Desjardins), ajouter manuellement les vacances et transmettre la paie.
• Imprimer et archiver les documents de paie via Desjardins.
• Consigner les heures et salaires payés dans divers documents de suivi (utiles pour les demandes de subvention et déclarations gouvernementales).
• Suivre et calculer les banques de temps (vacances, maladies, temps social, temps cumulé dans Desjardins).
• Préparer et envoyer la liste d’ancienneté trimestrielle.
• Vérifier la conformité des T4, T4A et relevés 1.
• Préparer les cessations d’emploi.
• Suivre les déductions à la source et transmettre les documents à l’exécutif du CA.
• Déclarer les salaires à la CNESST.
• Remplir la déclaration de personne morale et envoyer annuellement les formulaires d’organisme à but non lucratif.
• Compléter et envoyer la trousse employeur à Revenu Québec chaque année.

Suivi locatif (Maison Marie Jacque)

• Émettre les factures mensuelles aux locataires dans Simple Comptable.
• Envoyer le fichier à la banque pour les paiements préautorisés.
• Suivre les paiements reçus et inscrire les montants dans Simple Comptable.
• Produire un tableau Excel pour le suivi des loyers (pour la SHQ et la comptable).
• Gérer les retours de paiements préautorisés (avis aux locataires, suivis).

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

• Voir à l’administration du matériel et des ressources physiques pour les opérations de la maison
• Préparer différents rapports, à la demande de la direction générale et en soutien au Conseil d’administration
• Assister à la préparation et soumission des rapports mensuels, trimestriels ou/et annuels des bailleurs de fonds
• Faire les demandes de soumissions ou recevoir de devis pour les achats d’équipements, de systèmes informatiques ou téléphoniques, d’entretien majeur et rénovations
• Faire le suivi des dossiers d’assurances, d’assurances collectives et tous autres avantages sociaux
• Appuyer le conseil d’administration à titre de personne-ressource
• Appuyer le travail du conseil d’administration et l’Assemblée générale annuelle en coordonnant les réunions et en assurant la gestion du processus électoral
• Entretenir un système de classement de l’information efficace et le maintenir à jour
• Superviser les contrats d’entretien et d’informatique
• Faire la saisie de certains documents tels que correspondances, listes ou formulaires.
• Procéder aux commandes de fournitures de bureau
• Faire la correspondance et préparer les envois postaux
• Participer à la préparation et l’organisation des rencontres du CA
• Participer à la préparation et l’organisation de l’AGA
• Participer aux rencontres d’équipe et à divers comités internes ou externes
• Appuyer la direction dans ses fonctions au besoin.

EXIGENCES DU POSTE

• Détenir une formation en bureautique et en tenue de livres
• Posséder une expérience de trois ans dans administration de bureau et dans la gestion efficace des ressources matérielles et financières (la tenue de livres/la paie informatisée)
• Avoir une aisance à travailler en équipe qui se manifeste par une facilité de communiquer
• Posséder de fortes compétences en comptabilité et administration de bureau
• Démontrer du professionnalisme et des capacités pour agir avec tact et diplomatie
• Démontrer un sens développé de responsabilité et de jugement
• Avoir des compétences reconnues dans la capacité de planifier, de gérer et d’établir des priorités en vue de respecter les échéanciers
• Posséder d’excellentes compétences organisationnelles et logistiques
• Maîtriser le français, oral et écrit et pouvoir communiquer en anglais
• Avoir de très bonnes connaissances techniques des principaux logiciels en usage dans le bureau tel Simple comptable et la suite Word
• Avoir accès à une voiture.