Accreditation Coordinator, bilingual

Overview

The Accreditation Coordinator (AC) supports the day-to-day delivery of CCA’s accreditation program. They provide logistical, administrative and technical support to the Accreditation Team, Participating Organizations (POs) and volunteer Reviewers. By building a strong understanding of the accreditation process and maintaining clear, responsive communication, the AC helps keep activities organized and running smoothly.

Highlights of Key Responsibilities

Primary responsibilities include the following. Additional related duties may be assigned as required.

1. Accreditation Coordination

• Develop and maintain a strong working knowledge of Reviewers and POs
• Assign Review Team members following established guidelines
• Administer conflict of interest checks and program-related surveys
• Coordinate Review Team travel arrangements
• Respond to questions from POs and Reviewers and escalate issues when appropriate

2. Reviewer Program Support

• Support the recruitment and onboarding of new Reviewers
• Provide logistical support to the planning, delivery, and evaluation of Reviewer training
• Support Reviewer recognition activities throughout the year

3. Data Management

• Coordinate and collate evaluation and performance data
• Proactively monitor and update program planners and contact lists

4. Management of Accreditation IT/IM Tools

• Keep the GoCCA accreditation portal and Volunteer Management System (VMS) updated
• Provide technical assistance and support for all GoCCA and VMS users
• Act as the principal point of contact with VMS developers

5. Standards Review Coordination

• Provide administrative support to Standards Review Advisory Groups
• Manage updates to accreditation documents

Aperçu

La coordination de l’agrément soutient la prestation quotidienne du programme d’agrément du CCA. Ce rôle fournit un soutien logistique, administratif et technique à l’équipe de l’agrément, aux organismes participants (OP) et aux réviseurs.es bénévoles. Une solide compréhension du processus d’agrément, combinée à une communication claire et réactive, contribue à l’organisation et au bon déroulement des activités.

Principales responsabilités

Les principales responsabilités comprennent les tâches suivantes. D’autres tâches connexes peuvent être confiées au besoin.

Coordination de l’agrément

• Développer et maintenir une solide connaissance pratique des réviseurs.es et des OP
• Affecter les membres des équipes de révision conformément aux lignes directrices établies
• Administrer les vérifications relatives aux conflits d’intérêts et les sondages liés au programme
• Coordonner les déplacements des équipes de révision
• Répondre aux questions des OP et des réviseurs.es et transmettre les enjeux à la personne appropriée au besoin

Soutien au programme des réviseurs.es

• Appuyer le recrutement et l’intégration des nouveaux réviseurs.es
• Fournir un soutien logistique pour la planification, la prestation et l’évaluation des formations
• Appuyer les activités de reconnaissance des réviseurs.es tout au long de l’année

Gestion des données

• Coordonner et compiler les données d’évaluation et de rendement
• Assurer de façon proactive le suivi et la mise à jour des outils de planification du programme et des listes de contacts

Gestion des outils de TI et de GI liés à l’agrément

• Tenir à jour le portail d’agrément GoCCA et le système de gestion des bénévoles (VMS)
• Fournir une assistance et un soutien techniques aux utilisateurs de GoCCA et du VMS
• Agir comme principal point de contact auprès des développeurs du VMS

Coordination de la révision des normes

• Fournir un soutien administratif aux groupes consultatifs sur la révision des normes
• Gérer la mise à jour des documents d’agrément