Project Coordinator, Communications / Responsable de projets, Communications

Le texte français suit le texte anglais.

1. POSITION IDENTIFICATION

Position Title: Project Coordinator, Communications

Position Level: 3

Salary Range: The hiring range for this position is from $68,680 to $85,849 annually; with the ability to progress to a maximum of $94,435 annually.

Immediate Supervisor: Senior Director, Strategy and Programs

Location: Currently, CAUBO is a remote-first organization with team members primarily

located in Ottawa. Candidates must reside in Ontario and within 200 km of downtown Ottawa in order to meet in person as required (typically once a month).

2. POSITION DESCRIPTION

Under the general direction and supervision of the Senior Director, Strategy and Programs, the Project Coordinator, Communications is responsible for independently coordinating and delivering communications that support the achievement of the Association's strategic and operational plans. The incumbent applies strong business writing, editing and proofreading skills in both English and French (supported by external translators), sound judgment, and a strong understanding of CAUBO's programs, services and priorities to produce accurate, complete and audience-appropriate communications.

A highly organized and proactive project coordinator, the incumbent takes ownership of assigned work from planning through final delivery, including new initiatives where established templates or processes may not exist. They manage multiple priorities, anticipate requirements and dependencies, exercise appropriate decision-making within their area of responsibility, and bring forward recommendations and solutions when issues arise. The Project Coordinator, Communications liaises with colleagues, volunteers, members, partners and suppliers to ensure that CAUBO's communications, membership and event strategies are efficient, effective and aligned with organizational objectives. They also act as CAUBO's brand manager, ensuring a consistent and professional image across all platforms.

The Coordinator develops and maintains a strong working knowledge of CAUBO and FBS programs, services, events and member offerings, and understands how individual communications activities contribute to broader organizational objectives. Ideally, the Coordinator has working knowledge of membership-based organizations and managing websites, LinkedIn strageies and using analytics such as Google Analytics to inform communications strategies and improve awareness and use of member resources.

3. SPECIFIC DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Communications Strategy, Project Management & Quality Assurance

• Leads assigned communications projects from planning through delivery, including new initiatives, establishing objectives, audiences, key messages, deliverables, timelines and dependencies.
• Independently develops communications and marketing approaches that support CAUBO’s strategic and operational objectives.
• Coordinates contributors and suppliers, monitors progress, anticipates risks and resolves routine issues independently, escalating significant issues with recommended solutions.
• Owns the quality and completeness of final communications products before approval or distribution, ensuring appropriate quality assurance for content, accuracy, bilingual consistency, branding, links, dates and overall presentation.
• Anticipates upcoming communications needs and recommends approaches, improvements and opportunities.
• Reviews and improves communications processes, templates and workflows to strengthen quality, consistency and efficiency.

2. Digital Communications & Member Marketing

• Develops and coordinates member communications, newsletters, campaigns and marketing collateral for CAUBO programs, products and services.
• Oversees CAUBO website content with internal contributors and the IT Coordinator, ensuring content is current, accurate and relevant.
• Reviews website and marketing analytics and recommends actions to improve awareness, engagement and utilization.
• Develops strategies to increase awareness and use of CAUBO offerings and ancillary services, including Highedjobs.ca.
• Identifies opportunities to extend the reach and value of CAUBO content across appropriate communications channels.

3. Publications & Content Development

• Coordinates the editorial plan and content development for the quarterly University Manager magazine in collaboration with the President and CEO, publisher and contributors.
• Develops internal promotional content for each issue as required.
• Works with Subject Matter Experts to develop, edit and finalize content for reports, publications and other member resources.
• Develops and/or edits professional development session descriptions and related promotional content.

4. Awards, Recognition & Video Content

• Coordinates communications and promotional activities for CAUBO’s Recognition Awards and Quality & Productivity Awards programs.
• Develops strategies to encourage nominations and submissions and promote award recipients and projects.
• Interviews members and award recipients to identify and develop compelling stories about recognized individuals, initiatives and projects.
• Develops video concepts and storyboards and works with the video producer to create impactful member and project recognition videos.
• Coordinates award recipients’ participation in recognition activities and the collection of required content and materials.
• Supports development of scripts and other communications for awards presentations.

5. Annual Conference & Event Communications

• Coordinates communications and marketing requirements for the Annual Conference and other assigned events, including participant, speaker, sponsor and volunteer communications.
• Supports development and coordination of scripts for the Annual Conference, Annual General Meeting (AGM), awards ceremonies and other events.
• Acts as Production Manager for the AGM, Awards presentations and keynote presentations at the Annual Conference, working with the contracted technical team to ensure smooth program delivery.
• Coordinates event-related communications content across websites, event apps, promotional materials and other channels.

Other

• Performs other duties as may be assigned by the Senior Director, Strategy and Programs or President and CEO to respond to member and organizational requirements and support the effective operation of the office.

4. KNOWLEDGE AND SKILLS

Knowledge

• Undergraduate degree or equivalent – concentration in marketing and communications preferred
• Minimum 5 years’ experience in a professional communications role
• Advanced oral and written skills in English
• Working knowledge of French, sufficient to review translated materials against the English source and identify inconsistencies or potential errors.
• Exceptional attention to detail and a disciplined approach to quality assurance
• Strong organizational, planning and project management skills, with the ability to manage multiple competing priorities, establish clear timelines and follow work through to completion
• Well-developed service orientation and people skills
• Demonstrated ability to work independently with a high degree of ownership, accountability and follow-through, including researching issues, assessing options, exercising sound judgment and resolving problems where established templates or processes may not exist.
• Demonstrated experience developing professional social media content and digital communications that effectively promote programs, services and other organizational offerings to target audiences.
• Ability to quickly develop and apply a strong working knowledge of organizational programs, services, audiences and priorities when developing communications and recommendations
• Demonstrated strategic thinking, with the ability to connect day-to-day communications work to broader organizational objectives and member needs
• Strong forward-thinking and continuous-improvement mindset, with the ability to anticipate needs, identify process gaps and recommend practical improvements
• High proficiency in MS Office Suite required
• High proficiency in Adobe InDesign and survey tools.
• Proficiency in other Adobe Creative Cloud applications is an asset.

Skills:

• Demonstrated project management and coordination experience, including successfully planning and delivering new initiatives involving multiple contributors, dependencies and deadlines
• Demonstrated ability to make sound decisions within defined authority, prioritize effectively and bring forward well-considered recommendations when escalation is required
• Strong accountability for final outputs, including the ability to complete comprehensive quality checks before work is escalated for approval
• Demonstrated ability to independently draft clear, accurate and audience-appropriate communications and marketing messages (a sample business communication piece should be submitted with the application)
• Experience in an association or not-for-profit environment considered an asset

CAUBO offers a comprehensive fringe benefit package, including:

• A remote-first work environment
• Participation in defined contribution pension plan with 140% employer match
• Health, dental and vision plan
• Life insurance
• LTD (paid by employee)
• Employee assistance program
• 4 weeks of paid vacation leave per year
• Paid sick and special leave
• Fitness subsidy
• Health care spending account
• Home office equipment allowance

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1. IDENTIFICATION DU POSTE

Titre du poste : Responsable de projets, Communications

Niveau : 3

Échelle salariale : Le salaire annuel établi pour ce poste se situe entre 68 680 $ et 85 849 $, avec possibilité d'évoluer jusqu'à un maximum de 94 435 $

Supérieur immédiat : Directrice principale, Stratégie et programmes

Endroit : Actuellement, l’ACPAU est en mode télétravail, mais les membres de l’équipe sont principalement à Ottawa. Les personnes qui envoient leur candidature doivent demeurer dans un rayon de 200 km du centre-ville d’Ottawa afin de pouvoir assister aux rencontres en personne (généralement une fois par mois).

2. DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision générale de la directrice principale, Stratégie et programmes, vous serez responsable, à titre de responsable de projets aux communications, de coordonner et de livrer des communications qui appuient la réalisation des plans stratégiques et opérationnels de l’ACPAU. Dans ce poste, vous devrez démontrer de solides compétences en rédaction administrative, en révision et en correction d’épreuves, aussi bien en anglais qu’en français (vous collaborerez avec des traducteurs à l’externe). Vous devrez faire preuve de jugement et d’une fine compréhension des programmes, services et priorités de l’ACPAU pour être en mesure de produire des communications exactes, complètes et adaptées au public cible.

Votre proactivité et votre grand sens de l’organisation vous permettront de vous acquitter des tâches assignées de leur planification jusqu’à leur réalisation, y compris dans le cadre d’initiatives pour lesquelles il n’existe aucun modèle ou aucune procédure établie. Ce poste demande de savoir jongler entre de multiples priorités, d’être en mesure de prévoir dans quel ordre les choses doivent s’enchaîner, de prendre des décisions appropriées dans sa sphère d’autonomie, et de présenter des recommandations et des solutions selon les événements. Vous assurerez la liaison entre vos collègues, les bénévoles, les membres, les partenaires et les fournisseurs en vue d’optimiser les stratégies rattachées aux communications, à l’adhésion des membres et aux événements de l’ACPAU, pour qu’elles soient efficaces, efficientes et arrimées aux objectifs de l’organisation. Vous jouerez en outre un rôle de gestionnaire de marque pour l’ACPAU en veillant à ce que toutes les plateformes projettent une image uniforme et professionnelle de l’organisation.

À titre de responsable de projets aux communications,vous devrez acquérir et entretenir un vaste bagage de connaissances liées aux programmes, services, événements et offres destinées aux membres de l’ACPAU et des Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP). Votre utilisation judicieuse des communications individuelles sera mise à profit pour répondre aux objectifs globaux de l’organisation. Idéalement, vous avez déjà acquis de l’expérience concrète à l’intérieur d’une association de membres. Vous savez aussi gérer des sites Web, déployer des stratégies sur LinkedIn et exploiter des outils d’analytique (comme Google Analytics) pour élaborer des plans de communication qui augmentent la visibilité des ressources offertes aux membres.

3. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

1. Stratégies de communication, gestion de projets et assurance de la qualité

• Diriger des projets de communication de leur planification jusqu’à leur réalisation, notamment en portant de nouvelles initiatives, en définissant des objectifs, en tenant compte du public cible, en formulant les messages clés et en établissant les livrables, les échéances et l’ordre dans lequel les choses doivent s’enchaîner.
• Élaborer de manière autonome des démarches communicationnelles et promotionnelles qui servent les objectifs stratégiques et opérationnels de l’ACPAU.
• Coordonner le travail des contributeurs et des fournisseurs, suivre la progression des dossiers, anticiper les risques, résoudre les problèmes courants avec autonomie et soumettre les questions épineuses à la direction accompagnées de recommandations et de solutions concrètes.
• Valider la qualité et la complétude des communications avant leur approbation ou leur distribution (contenu, exactitude, cohérence bilingue, image de marque, liens, dates, présentation générale, etc.).
• Prévoir les besoins communicationnels à venir et recommander les démarches, les améliorations et les actions à mettre en place.
• Analyser et améliorer les flux de travail ainsi que les processus et modèles communicationnels en vue d’améliorer leur qualité, leur cohérence et leur efficacité.

2. Communications numériques et marketing destinées aux membres

• Concevoir et coordonner les communications, les infolettres, les campagnes et le matériel promotionnel destinés aux membres, qui visent à promouvoir les programmes, les produits et les services de l’ACPAU.
• Superviser la préparation de contenu à jour, exact et pertinent pour le site Web de l’ACPAU avec le soutien de la coordonnatrice des TI et des contributeurs à l’interne.
• Examiner l’analytique Web et marketing et émettre des recommandations pour accroître la visibilité, l’engagement et l’utilisation.
• Élaborer des stratégies visant à faire connaître les offres et les services auxiliaires de l’ACPAU et à favoriser leur utilisation (ex. site de recherche d’emploi EmploisEnsSup.ca).
• Cibler les occasions d’amplifier la portée et la valeur du contenu de l’ACPAU par l’intermédiaire des canaux de communication appropriés.

3. Publications et création de contenu

• En collaboration avec la PDG et l’éditeur, coordonner le plan de la revue trimestrielle Gestion universitaire et la préparation de son contenu.
• Écrire pour chaque numéro des entrefilets faisant la promotion de l’ACPAU et de ses activités et services.
• Travailler avec des spécialistes des sujets visés pour rédiger, réviser et finaliser le contenu des rapports, des publications et d’autres ressources destinées aux membres.
• Composer et réviser la description des séances et le contenu promotionnel pour toutes les activités de perfectionnement professionnel.

4. Récompenses, prix de reconnaissance et contenu vidéo

• Coordonner les communications et les activités promotionnelles liées aux programmes de prix de reconnaissance et de prix de la qualité et de la productivité de l’ACPAU.
• Mettre au point des stratégies pour encourager les nominations et les candidatures et pour faire connaître les lauréats et les projets.
• Interroger les membres et les lauréats pour faire ressortir et présenter des récits inspirants sur les personnes récompensées, les initiatives et les projets.
• Créer des concepts vidéo et des scénarios-maquette et collaborer avec le réalisateur pour concevoir des vidéos de reconnaissance qui mettent en valeur les membres et les projets.
• Organiser la participation des lauréats aux activités de reconnaissance et la collecte du contenu et du matériel nécessaire.
• Soutenir la création des textes et autres communications pour la présentation des prix.

5. Congrès annuel et communication événementielle

• Agencer les besoins communicationnels et promotionnels relatifs au congrès annuel et aux autres événements assignés, notamment les communications s’adressant aux participants, aux conférenciers, aux commanditaires et aux bénévoles.
• Piloter la préparation et la coordination des plans de déroulement du congrès annuel, de l’assemblée générale annuelle (AGA), des cérémonies de remise de prix et autres activités.
• En collaboration avec l’équipe technique mandatée, diriger le déroulement de l’AGA, des cérémonies de remise de prix et des conférences principales présentées au congrès annuel afin d’en assurer la bonne tenue.
• Coordonner les communications événementielles entre les sites Web, les applications, le matériel promotionnel et les divers canaux.

Autre

• S’acquitter des tâches confiées par la directrice principale, Stratégie et programmes ou la PDG afin de répondre aux besoins de l’organisation et de ses membres et soutenir l’efficience des activités au sein du bureau.

4. CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

Connaissances

• Diplôme universitaire de premier cycle ou l’équivalent – concentration en communications ou marketing un atout
• Au moins cinq années d’expérience professionnelle en communications
• Compétences avancées en communication orale et écrite, en anglais
• Connaissance professionnelle du français suffisante pour assurer la révision comparative avec la version anglaise et identifier les incohérences et erreurs potentielles
• Grand souci du détail et approche disciplinée de l’assurance de la qualité
• Grand sens de l’organisation et de la planification, et capacité à jongler avec de multiples priorités concurrentes, à définir des échéances claires et à accomplir un travail assidu
• Souci marqué du service à la clientèle et bon entregent
• Capacités démontrées à travailler de façon autonome, à endosser ses responsabilités et à faire preuve de rigueur dans le suivi des dossiers, notamment en cernant les problèmes, en évaluant les options, en exerçant son jugement et en résolvant les problèmes même en l’absence de précédent
• Expérience avérée en création de contenu professionnel pour les médias sociaux et de communications numériques qui promeuvent efficacement les programmes, services et offres auprès du public cible
• Capacité à travailler avec diligence et à faire appel à son vaste bagage de connaissances professionnelles au sujet des programmes, services, destinataires et priorités de l’organisation lors de la rédaction de communications et de recommandations
• Forte habileté à la réflexion stratégique pour assurer l’arrimage des communications courantes aux objectifs globaux de l’organisation et aux besoins de ses membres
• Grand sens de l’anticipation et ouverture au perfectionnement continu, avec une facilité à prévoir les besoins, à cibler les lacunes procédurales et à recommander des améliorations concrètes
• Solide maîtrise de la suite MS Office (essentielle)
• Solide maîtrise d’Adobe InDesign et des outils de sondage
• Atout : Connaissance d’autres applications d’Adobe Creative Cloud

Compétences

• Afficher une expérience avérée en gestion et coordination de projets ayant exigé la planification et la réalisation d’initiatives qui impliquaient des contributeurs, des liens et des échéances multiples
• Prendre des décisions judicieuses dans sa sphère d’expertise, établir efficacement les priorités et apporter des recommandations réfléchies lorsqu’une question doit remonter à la direction
• Se considérer comme responsable du produit livré et assurer le contrôle de la qualité avant de soumettre les travaux pour approbation
• Faire montre d’une belle plume en rédigeant des textes promotionnels et des communications claires, exactes et adaptées au public cible (joindre à la candidature un échantillon de texte rédigé en contexte professionnel)
• Atout : Avoir de l’expérience dans le milieu associatif ou dans un organisme à but non lucratif

L’ACPAU propose une gamme complète d’avantages sociaux :

• Milieu privilégiant le télétravail
• Régime de pension à cotisations déterminées (avec cotisations de l’employeur équivalant à 140 %)
• Régime d’assurances maladie et de soins dentaires et de la vue
• Assurance vie
• Assurance invalidité de longue durée (aux frais de l’employé)
• Programme de soutien aux employés
• Quatre semaines de vacances rémunérées par année
• Congés de maladie et congés spéciaux
• Allocation pour le conditionnement physique
• Allocation de dépense pour les soins de santé
• Allocation pour l’équipement de bureau à domicile