Ouverture de courrier / Volunteer for mail opening

Horaire: chaque mercredi de 9 h à 15-16 h / Schedule : Each Wednesday from 9 am to 15-16 pm

Principales responsabilités:

• Ouverture de courrier : ouvrir l’ensemble du courrier reçu par l’organisation, y compris les lettres, les dons, ainsi que toute correspondance administrative ou promotionnelle;
• Tri et classement : Trier le courrier selon différentes catégories (dons, demandes d’informations, correspondance interne, etc.) et les classer dans les dossiers appropriés;
• Identification des dons : Assurer une attention particulière aux dons, les faire suivre aux départements appropriés pour le traitement comptable;
• Collaboration : Travailler en étroite collaboration avec l’équipe administrative pour s’assurer que toutes les correspondances sont traitées en temps voulu.

Qualités recherchées:

• Organisation et rigueur : capacité à gérer un grand volume de courrier tout en maintenant un système de classement précis et ordonné;
• Discrétion et confiance : sens de la confidentialité, notamment lorsqu’il s’agit de dons et de correspondances personnelles;
• Dynamisme et fiabilité : être ponctuel et capable de travailler de manière autonome tout en respectant les délais et procédures;
• Capacité à travailler en équipe : collaboration avec d’autres départements pour assurer une gestion fluide du courrier.

Main Responsibilities

• Opening mail: Open all mail received by the organization, including letters, donations, and administrative or promotional correspondence;
• Sorting and filing: Sort mail into different categories (donations, requests for information, internal correspondence, etc.) and file them in the appropriate folders;
• Identifying donations: Pay particular attention to donations and forward them to the appropriate departments for accounting and processing;
• Collaboration: Work closely with the administrative team to ensure that all correspondence is processed in a timely manner.

Qualities We Are Looking For

• Organization and attention to detail: Ability to handle a large volume of mail while maintaining an accurate and well-organized filing system;
• Discretion and trustworthiness: A strong sense of confidentiality, particularly when handling donations and personal correspondence;
• Energy and reliability: Punctual, dependable, and able to work independently while following deadlines and procedures;
• Teamwork: Ability to collaborate with other departments to ensure smooth and efficient mail management.