Food Bank Coordinator/ Coordination de la banque alimentaire

Food Bank Coordinator / Coordination de la banque alimentaire

Gloucester Community Food Centre (GCFC)
Ottawa, ON
Full-Time | 35 hours per week
Salary: $29.58 – $32.47 per hour (based on experience)

About Us

The Gloucester Community Food Centre (GCFC) is a community-rooted organization dedicated to improving food security and supporting the well-being of individuals and families in Ottawa. Through food access programs, volunteer engagement, and strong local partnerships, we provide reliable and respectful support to those who need it most.

At GCFC, we believe food support should be delivered with dignity and care. Our work is grounded in community—creating a welcoming space where people feel valued, respected, and connected. As a small but impactful organization, we adapt quickly to meet changing community needs while building strong, lasting relationships with volunteers, donors, and partners.

Position Summary

The Food Bank Coordinator is responsible for the overall coordination, administration, and daily operations of the Gloucester Community Food Centre. This hands-on role combines frontline service delivery with behind-the-scenes coordination, including volunteer relations, inventory control, financial administration, and community engagement.

Reporting to the Executive Director, the Coordinator helps ensure that food bank services are delivered efficiently, safely, and with respect for all clients. Working closely with volunteers and the Board of Directors, the Coordinator supports partnership development, fundraising, and continuous improvement.

This role is ideal for someone who is organized, adaptable, and passionate about making a meaningful difference in their community.

Key Responsibilities:

1. Food Bank Operations & Service Delivery

• Oversee all daily operations of the food bank, including opening and closing procedures (alarms, security checks, lights, equipment).
• Manage client services and appointment scheduling, including extracting and organizing food requests.
• Review client profiles in Link2Feed and ensure food distribution aligns with household needs.
• Prepare packing lists and oversee food preparation and distribution.
• Ensure a clean, safe, welcoming, and dignified environment for all clients.
• Support resolution of day-to-day challenges, including client concerns and operational issues.
• Maintain and monitor safe working conditions.

2. Inventory Management & Procurement

• Conduct regular inventory assessments and maintain accurate stock levels.
• Coordinate food orders through the Ottawa Food Bank and local purchasing.
• Monitor quality control, food handling, and storage practices.
• Ensure adequate supply of packaging materials and operational supplies. Oversee food labeling and preparation systems to support efficient packing and distribution.

3. Financial Administration

• Record and manage invoices, payments, and donations using QuickBooks and Keela (with bookkeeping support).
• Support accounts payable and receivable processes.
• Assist with payroll coordination.
• Complete bank reconciliations.
• Prepare monthly financial reports (balance sheet, income statement, P&L, trial balance) for the Board.
• Support budget planning and monitor program expenditures.

4. Data Management & Reporting

• Maintain accurate records of client services and program data using Link2Feed and internal systems.
• Track usage trends and statistics to support planning and reporting.
• Ensure data accuracy and consistency across systems.

5. Fundraising & Resource Development

• Coordinate food drives and donation campaigns.
• Oversee donation tracking and issuance of tax receipts.
• Identify opportunities to increase financial and in-kind support.

6. Governance & Organizational Support

• Prepare reports and provide updates to support Board decision-making.
• Contribute to organizational planning, budgeting, and program development.
• Support compliance with policies and reporting requirements.
• Prepare reports for the Executive Director and Board of Directors.

7. Facilities, Maintenance & Administration

• Coordinate building maintenance, repairs, and general upkeep.
• Ensure health and safety supplies are maintained.
• Coordinate IT systems and equipment maintenance.
• Support translation of materials where required.
• Ensure the overall facility is safe, organized, and functional.

Qualifications & Experience

• Post-secondary education in nonprofit management, social services, business administration, or a related field, or equivalent experience.
• Minimum 3 years of experience in a food bank, nonprofit, or community-based environment.
• Experience managing day-to-day operations.
• Experience using administrative and financial systems (e.g., QuickBooks, Keela databases).
• Familiarity with Link2Feed or similar client management systems is an asset.
• Understanding of food insecurity and community service delivery.

Skills & Competencies

• Strong organizational and time management skills.
• Excellent interpersonal and communication abilities.
• Proven ability to coordinate people, processes, and resources effectively.
• Problem-solving and decision-making skills in a fast-paced environment.
• Attention to detail and strong administrative skills.
• Ability to handle sensitive situations with discretion and professionalism.
• Commitment to equity, inclusion, and respectful, client-centred service.

Additional Requirements

• Bilingualism (English and French) is mandatory.
• Ability to work in a physically active environment.
• Occasional evening or weekend work may be required.
• Vulnerable Sector Check is mandatory.
• Valid driver’s license is an asset.

What We Offer

• Competitive salary: $29.58 – $32.47 per hour (based on experience)
• Comprehensive benefit package
• 3 weeks of annual vacation
• 2 weeks of paid sick leave
• Meaningful, community-focused work
• A supportive and collaborative environment
• The opportunity to make a direct and lasting impact in your communit

The GEFC is committed to a diverse, inclusive, and equitable workplace. We encourage applications from individuals from under-represented communities, including Indigenous peoples, racialized individuals, newcomers, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQ+ community.

If you need accommodation during the application or interview process, please let us know. 

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À propos de nous

Le Centre communautaire alimentation de Gloucester (CCAG) est un organisme enraciné dans la communauté, dédié à l’amélioration de la sécurité alimentaire et au soutien du bien-être des personnes et des familles à Ottawa. Grâce à nos programmes d’accès à l’alimentation, à l’engagement de nos bénévoles et à de solides partenariats locaux, nous offrons un soutien fiable et respectueux à celles et ceux qui en ont le plus besoin.

Au CCAG, nous croyons que l’aide alimentaire doit être offerte avec dignité et bienveillance. Notre travail est ancré dans la communauté et vise à créer un environnement accueillant où les gens se sentent valorisés, respectés et inclus. En tant que petit organisme à fort impact, nous nous adaptons rapidement à l’évolution des besoins de la communauté tout en bâtissant des relations solides et durables avec les bénévoles, les donateurs et nos partenaires.

Résumé du poste

Le ou la coordonnateur(trice) de la Banque alimentaire est responsable de la coordination générale, de l’administration et des opérations quotidiennes du Centre communautaire d’alimentation de Gloucester. Ce poste pratique combines la prestation de services de première ligne et la coordination administrative en coulisses, notamment les relations avec les bénévoles, la gestion des stocks, l’administration financière et la mobilisation communautaire.

Relevant de la directrice générale, la personne titulaire du poste contribue à assurer la prestation efficace, sécuritaire et respectueuse des services de la banque alimentaire auprès de tous les clients. En étroite collaboration avec les bénévoles et le conseil d’administration, elle soutient également le développement de partenariats, les activités de collecte de fonds et l’amélioration continue des services.

Ce poste est idéal pour une personne organisée, adaptable et passionnée par l’idée d’avoir un impact concret dans sa communauté.

Principales responsabilités:

1. Opérations de la banque alimentaire et prestation des services

• Superviser l’ensemble des opérations quotidiennes de la banque alimentaire, y compris les procédures d’ouverture et de fermeture (alarmes, vérifications de sécurité, éclairage, équipement).
• Gérer les services aux clients et la planification des rendez-vous, notamment l’extraction et l’organisation des demandes alimentaires.
• Examiner les profils des clients dans Link2Feed et veiller à ce que la distribution alimentaire corresponde aux besoins des ménages.
• Préparer les listes de préparation et superviser la préparation et la distribution des denrées alimentaires.
• Assurer un environnement propre, sécuritaire, accueillant et respectueux de la dignité de tous les clients.
• Contribuer à la résolution des défis quotidiens, y compris les préoccupations des clients et les enjeux opérationnels.
• Maintenir et surveiller des conditions de travail sécuritaires.

2. Gestion des stocks et approvisionnement

• Effectuer des évaluations régulières de l’inventaire et maintenir des niveaux de stock exacts.
• Coordonner les commandes alimentaires auprès de la Banque d’alimentation d’Ottawa et par l’entremise d’achats locaux.
• Assurer le contrôle de la qualité et le respect des pratiques de manipulation et d’entreposage des aliments.
• Veiller à ce qu’un approvisionnement adéquat en matériel d’emballage et en fournitures opérationnelles soit disponible.
• Superviser les systèmes d’étiquetage et de préparation des aliments afin de favoriser une préparation et une distribution efficaces.

3. Administration financière

• Enregistrer et gérer les factures, les paiements et les dons à l’aide de QuickBooks et de Keela (avec le soutien de la comptabilité).
• Soutenir les processus des comptes fournisseurs et des comptes clients.
• Participer à la coordination de la paie.
• Effectuer les rapprochements bancaires.
• Préparer les rapports financiers mensuels (bilan, état des résultats, profits et pertes, balance de vérification) pour le conseil d’administration.
• Contribuer à la planification budgétaire et au suivi des dépenses des programmes.

4. Gestion des données et production de rapports

• Maintenir des dossiers exacts concernant les services aux clients et les données des programmes à l’aide de Link2Feed et des systèmes internes.
• Suivre les tendances d’utilisation et les statistiques afin d’appuyer la planification et la production de rapports.
• Assurer l’exactitude et la cohérence des données dans l’ensemble des systèmes.

5. Collecte de fonds et développement des ressources

• Coordonner les collectes de denrées alimentaires et les campagnes de dons.
• Superviser le suivi des dons et l’émission des reçus fiscaux.
• Repérer les occasions d’accroître le soutien financier et les dons en nature.

6. Gouvernance et soutien organisationnel

• Préparer des rapports et fournir des mises à jour afin d’appuyer la prise de décisions du conseil d’administration.
• Contribuer à la planification organisationnelle, à la budgétisation et au développement des programmes.
• Veiller au respect des politiques et des exigences en matière de conformité et de reddition de comptes.
• Préparer des rapports destinés à la directrice générale et au conseil d’administration.

7. Installations, entretien et administration

• Coordonner l’entretien du bâtiment, les réparations et la maintenance générale.
• Veiller au maintien des fournitures liées à la santé et à la sécurité.
• Coordonner l’entretien des systèmes informatiques et de l’équipement.
• Soutenir la traduction des documents, au besoin.
• Veiller à ce que les installations demeurent sécuritaires, organisées et fonctionnelles.

Qualifications et expérience:

• Formation postsecondaire en gestion d’organismes sans but lucratif, en services sociaux, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans une banque alimentaire, un organisme sans but lucratif ou un environnement communautaire.
• Expérience dans la gestion des opérations quotidiennes.
• Expérience avec des systèmes administratifs et financiers (p. ex., QuickBooks, base de données Keela).
• La connaissance de Link2Feed ou d’un système similaire de gestion de la clientèle constitue un atout.
• Compréhension des enjeux liés à l’insécurité alimentaire et à la prestation de services communautaires.

Compétences et aptitudes:

• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Excellentes habiletés relationnelles et de communication.
• Capacité démontrée à coordonner efficacement des personnes, des processus et des ressources.
• Aptitudes en résolution de problèmes et en prise de décisions dans un environnement dynamique.Grand souci du détail et solides compétences administratives.
• Capacité à gérer des situations délicates avec discrétion et professionnalisme.
• Engagement envers l’équité, l’inclusion et la prestation de services respectueux et centrés sur les besoins des clients.

Exigences supplémentaires:

• Le bilinguisme (français et anglais) est obligatoire.
• Travail occasionnel en soirée ou la fin de semaine pouvant être requis.
• Capacité à travailler dans un environnement physiquement actif.
• Vérification du secteur vulnérable obligatoire.
• Permis de conduire valide considéré comme un atout.

Ce que nous offrons:

• Salaire concurrentiel: 29,58 $ à 32,47 $ l’heure (selon l’expérience)
• Régime complet d’avantages sociaux
• Trois (3) semaines de vacances annuelles
• Deux (2) semaines de congés de maladie payés
• Un travail significatif axé sur la communauté
• Un environnement de travail collaboratif et bienveillant
• L’occasion d’avoir un impact direct et durable dans votre communauté

Le CCAG s'engage à offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et équitable. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de groupes sous-représentés, notamment les peuples autochtones, les personnes racisées, les nouveaux arrivants et nouvelles arrivantes, les personnes en situation de handicap, ainsi que les membres de la communauté 2ELGBTQ+.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de candidature ou d’entrevue, veuillez nous en informer.