Customer Service Clerk and Receptionist

About APEX

Established in 1984, the Association of Professional Executives of the Public Service of Canada (APEX) is an independent, national, not-for-profit organization dedicated to supporting and advancing leadership excellence and wellbeing within Canada's federal public service.

APEX serves a community of more than 9,000 federal public service executives across Canada and internationally. Through research, resources, advisory services, professional programming, events and networking opportunities, APEX provides a trusted voice for executives and helps strengthen the leadership capacity, effectiveness and wellbeing of Canada's public service.

Our work is guided by our vision of being the trusted voice of an executive community that delivers excellence in an agile and inclusive public service. Our mission is to advance leadership excellence and wellbeing by empowering, connecting and championing executives.

As a small, dedicated team supporting a national community, we take pride in the meaningful contribution our work makes. Every member of our team plays an important role in delivering on our mandate, supporting our members and helping shape the future of Canada's public service leadership community.

Why Join APEX?

Joining APEX means becoming part of an organization with a meaningful national impact and a close connection to Canada's public service leadership community.

At APEX, you will have the opportunity to:

• Make a meaningful contribution: Support an organization whose work directly contributes to leadership excellence, executive wellbeing and a stronger public service.
• Be part of something bigger: Work alongside a dedicated team delivering services, programs and events that connect and support senior leaders from across Canada.
• Make a visible difference: In a small, collaborative organization, every role matters. Your contributions will be seen, valued and directly connected to our success.
• Bring your ideas forward: Be part of a team that values initiative, continuous improvement, innovation and finding better ways to serve its members.
• Grow and develop: Expand your skills and experience through varied responsibilities, collaboration across functions and opportunities for professional development.

If you enjoy working with people, take pride in delivering excellent service and want to contribute to an organization with a purpose beyond its day-to-day operations, APEX offers an opportunity to make your work matter.

Our Commitment to Reconciliation, Equity, Accessibility, Diversity and Inclusion (READI)

At APEX, we believe that strong leadership and meaningful organizational impact begin with creating environments where everyone feels respected, valued and included.

We are committed to advancing Reconciliation, Equity, Accessibility, Diversity and Inclusion (READI) within our organization and across the broader federal public service community. Our commitment is reflected in our efforts to recognize and address systemic barriers, promote equitable opportunities, strengthen representation and foster inclusive and accessible workplaces.

We value the diverse perspectives, experiences, identities and contributions that individuals bring to our organization. We welcome applications from people of all backgrounds and strongly encourage candidates from equity-deserving communities, including Indigenous Peoples, racialized persons, persons with disabilities, members of the 2SLGBTQIA+ community and others who have historically faced barriers to employment.

We strive to foster a workplace where people can contribute authentically, develop professionally and feel a sense of belonging.

Customer Service Clerk and Receptionist

Reporting: Reports to the Director, Membership Experience and Engagement

Salary Range: $45,000 to $63,000 annually

Position Type: Permanent, full-time

Work Model: In-office presence required four days per week (Wednesday as an anchor day) with one day a week of remote work. Work hours from 8:00am to 4:00pm

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Director, Member Experience and Engagement, this role is central to delivering exceptional service to APEX members and the executive community while supporting smooth day-to-day office operations. The position provides front-line customer service, processes membership and event data and transactions, performs office administration duties, and supports the delivery of events and meetings.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Customer Service

• Serves as the organization’s first point of contact by email, phone, and in person, providing assistance or directing inquiries to the appropriate team as required.
• Monitors and responds to incoming emails through generic inboxes (info@, membership@, registration-inscription@ and apexreception@) ensuring timely and accurate follow-up
• Provides front-line technical support to members accessing APEX systems and escalates systemic issues to the appropriate team, as necessary.
• Processes manual financial transactions as required
• Follows up on unpaid memberships and event registrations promptly and in accordance with established payment policies and guidelines.
• Maintains and develops a library of templated email responses to address recurring requests.
• Maintains up-to-date knowledge of APEX’s services and offerings to provide accurate, relevant information and effective customer support.
• Identifies and recommends improvements to communications and processes based on member and community service interactions.

Data Processing and Management

• Performs daily data entry, including processing membership transactions, registrations, cancellations, and payments accurately and efficiently.
• Identifies and resolves data issues or duplicate records in the Customer Relationship Management (CRM) system, ensuring database integrity.
• Maintains accurate contact information by updating the CRM database and mailing lists based on incoming requests, undeliverable emails, and out-of-office notifications received through APEX communications.
• Generates requested membership and event data, reports, and statistics.

Reception and Office Administration Support

• Supports office access and security by administering a fob security system and displaying notices on the office door as required.
• Ensures guests and visitors sign in and out to maintain accurate attendance records.
• Receives mail and arranges delivery services as required.
• Maintains a welcoming, safe, and organized office environment, communicating and reporting hazards or issues as they arise.
• Participates in the organization’s Health & Safety Committee.
• Keeps office supplies organized and conducts monthly inventory coordinating orders with Finance and Operations Officer.
• Supports the organization of storage areas and maintains a clean and organized office kitchen, including emptying the dishwasher after events
• Welcomes and guides suppliers on-site for pick-ups and deliveries.
• Organizes the disposal and safe recycling of hazardous and electronic waste from the office.
• Maintains and develops internal processes related to the role and its responsibilities
• Supports and guides team members on office administration matters, including questions, issues, and related processes. Prepares workstations for new hires and conducts office onboarding meeting on their first day
• Provides other administrative support, as requested.

Administrative Support to Events & Meetings

• Coordinates catering and reception/registration arrangements for internal meetings and events.
• Supports team members with room set-up and takedown for in-office meetings and events
• Provides first-line technical support and assistance during larger events
• Supports registration functions for larger events & conferences
• Assists with pre- and post-event tasks, including mailouts, name badges, and attendee communications.

ESSENTIAL REQUIREMENTS

Education

• Post-secondary education in an administrative discipline or comparable experience providing administrative support in a business environment.

Experience

• Demonstrated experience in customer service, reception, and administrative support.
• Demonstrated experience working in a small office environment and supporting its day-to-day operations.
• Experience in information management and data processing
• Demonstrated ability to communicate effectively, both orally and in writing, in both official languages (English and French).

Skills & Abilities

• Strong organizational skills and attention to detail
• Demonstrated professionalism, sound judgment, initiative, and discretion in handling sensitive information.
• Strong problem-solving skills and resourcefulness.
• Strong interpersonal skills and the ability to establish and maintain effective working relationships.
• Ability to multi-task and prioritize competing demands.
• Willingness and ability to continuously learn, take initiative and anticipate needs.
• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment, with a positive, can-do attitude.

Knowledge

• Advanced knowledge of MS Office tools (Word, Excel, Teams, PowerPoint, Sharepoint and Outlook)
• Proficiency with customer relationship management systems; experience with Dynamics 365 would be an asset.
• Familiarity with boardroom audiovisual systems and the execution of hybrid meetings.
• Awareness of Canada’s anti-spam legislation and applicable rules.

OPERATIONAL REQUIREMENTS

• Overtime: Must be available for occasional evening or weekend support during major events
• Hybrid Workplace: This hybrid role requires in-office presence four days per week. One remote workday may be scheduled based on operational needs.

PAY & BENEFITS

APEX offers a competitive salary range with entitlement to a total compensation package after successfully completing a 180 working day probation period, such as:

• Benefit coverage (Sun Life healthcare and drug program)
• Employer contributions (6%) to a pension fund
• Three weeks paid vacation per year
• Five paid family responsibility days
• Professional development opportunities
• Peer recognition program with gift card rewards

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Commis au service à la clientèle et réceptionniste

Rapport hiérarchique : Relève du directeur/directrice, Expérience et engagement des membres

Fourchette salariale : 45 000 $ – 63 000 $ par année

Modèle de travail : Présence au bureau requise quatre jours par semaine (le mercredi étant un jour fixe), avec un jour de télétravail par semaine. Horaires de travail : de 8 h à 16 h.

APERÇU DU POSTE

Relevant du directeur/de la directrice de l’expérience et de l’engagement des membres, ce poste joue un rôle central dans la prestation d’un service exceptionnel aux membres de l’APEX et à la communauté des cadres supérieurs, tout en assurant le bon déroulement des activités quotidiennes du bureau. La personne qui occupe ce poste assure un service à la clientèle de première ligne, traite les données relatives aux adhésions et aux événements ainsi que les transactions, s’acquitte de tâches administratives et apporte son soutien à l’organisation d’événements et de réunions.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Service à la clientèle

• Agit à titre de premier point de contact de l’organisation par courriel, par téléphone et en personne, en offrant de l’aide ou en acheminant les demandes vers l’équipe compétente, au besoin.
• Surveille les courriels reçus et y répond par l’intermédiaire de boîtes de réception génériques (info@, membership@, registration-inscription@, apexreception@), en veillant à assurer un suivi rapide et précis
• Fournit un soutien technique de première ligne aux membres qui utilisent les systèmes de l’APEX et transmet les problèmes systémiques à l'équipe compétente, au besoin.
• Traite les opérations financières manuelles selon les besoins
• Assure le suivi des cotisations et des inscriptions à des activités non payées dans les meilleurs délais et conformément aux politiques et lignes directrices établies en matière de paiement.
• Gère et enrichit une bibliothèque de modèles de réponses par courriel afin de répondre aux demandes récurrentes.
• Se tient au courant des services et des offres de l’APEX afin de fournir des renseignements exacts et pertinents ainsi qu’un soutien à la clientèle efficace.
• Identifie et recommande des améliorations à apporter aux communications et aux processus en se fondant sur les interactions avec les membres et les services à la collectivité.

Traitement et gestion des données

• Effectue la saisie quotidienne des données, notamment le traitement des transactions liées aux adhésions, aux inscriptions, aux annulations et aux paiements, avec précision et efficacité.
• Identifie et résout les problèmes liés aux données ou les enregistrements en double dans le système de gestion de la relation client (GRC), garantissant ainsi l’intégrité de la base de données.
• Assure l'exactitude des renseignements de contact en mettant à jour la base de données de GRC et les listes d'envoi en fonction des demandes reçues, des courriels non livrables et des avis d'absence du bureau transmis par l'intermédiaire du système de communication de l’APEX.
• Génère les données demandées concernant les membres et les événements, ainsi que les rapports et les statistiques.

Réception et soutien administratif

• Assure l'accès aux bureaux et la sécurité en gérant un système de sécurité par carte-clé et en affichant des avis sur la porte des bureaux au besoin.
• Veille à ce que les clients et les visiteurs s’inscrivent à leur arrivée et à leur départ afin de tenir des registres de présence exacts.
• Reçoit le courrier et organise les services de livraison au besoin.
• Veille à ce que le milieu de travail soit accueillant, sécuritaire et bien organisé, en communiquant et en signalant les dangers ou les problèmes dès qu’ils surviennent.
• Siège au Comité de santé et de sécurité de l’organisation.
• Veille à ce que les fournitures de bureau soient bien rangées et organisées et effectue un inventaire mensuel en coordonnant les commandes avec l’agent.e des finances et opérations
• Contribue à l'organisation des espaces de rangement et veille à ce que la cuisine du bureau reste propre et bien rangée, notamment en vidant le lave-vaisselle après les événements
• Accueille et accompagne les fournisseurs sur place lors des cueillettes et des livraisons.
• Assure l'élimination et le recyclage sécuritaire des déchets dangereux et des appareils électroniques provenant des bureaux.
• Assure la gestion et le perfectionnement des processus internes liés au poste et à ses responsabilités
• Appuie et guide les membres de l'équipe sur les affaires d'administration de bureau, notamment les questions, les problèmes et les processus connexes.
• Prépare les postes de travail des nouveaux employés et organise une réunion d'intégration au bureau le jour de leur arrivée
• Fournit d’autres services de soutien administratif, selon les demandes.

Soutien administratif aux événements et aux réunions

• Coordonne l'organisation de la restauration et de l'accueil/de l'inscription pour les réunions et les événements internes.
• Aide les membres de l’équipe à monter et à démonter les salles pour les réunions et les événements organisés au bureau.
• Fournit un soutien technique et une assistance de première ligne lors d'événements d'envergure.
• Prend en charge les fonctions d’inscription pour les grands événements et les conférences (présentation or convention.
• Participe aux tâches précédant et suivant l'événement, notamment les envois postaux, la préparation des porte-noms et les communications avec les participants.

EXIGENCES ESSENTIELLES

Formation

• Études postsecondaires dans une discipline administrative ou expérience équivalente en soutien administratif dans un milieu d'affaires.

Expérience

• Expérience avérée de service à la clientèle, de réception et de soutien administratif
• Expérience avérée dans le cadre d'un petit bureau et dans le soutien de ses activités quotidiennes
• Expérience en gestion de l'information et en traitement des données
• Capacité avérée à communiquer oralement et par écrit en anglais et en français

Compétences et aptitudes

• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Professionnalisme, bon jugement, esprit d’initiative démontrés et discrétion dans le traitement de renseignements sensibles
• Solides compétences en résolution de problèmes et débrouillardise
• Solides aptitudes interpersonnelles et capacité d'établir et de maintenir des relations de travail efficaces
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités entre des exigences concurrentes
• Volonté et capacité d’apprendre constamment, de faire preuve d’initiative et d’anticiper les besoins
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un milieu dynamique, en faisant preuve d’une attitude positive et d’un esprit d’initiative.

Connaissances

• Connaissance approfondie des outils de la suite MS Office (Word, Excel, Teams, PowerPoint, SharePoint et Outlook)
• Maîtrise des systèmes de gestion de la relation client; une expérience avec Dynamics 365 constituerait un atout.
• Connaissance des systèmes audiovisuels utilisés dans les salles de conseil et de l'organisation de réunions hybrides
• Connaissance de la législation canadienne anti-pourriel et des règles applicables

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Heures supplémentaires : Doit être disponible pour assurer un soutien ponctuel en soirée ou la fin de semaine lors d’événements majeurs
• Milieu de travail hybride : Ce poste hybride exige une présence au bureau quatre jours par semaine. Une journée de travail à distance peut être prévue en fonction des besoins opérationnels.

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX

L’APEX propose une fourchette salariale compétitive, ainsi qu’un ensemble d’avantages sociaux accordés après avoir validé une période d’essai de 180 jours ouvrés, notamment :

• Couverture sociale (assurance santé et programme de remboursement des médicaments Sun Life)
• Cotisations patronales (6 %) à un fonds de retraite
• Trois semaines de congés payés par an
• Cinq jours de congé payés pour raisons familiales
• Opportunités de développement professionnel
• Programme de reconnaissance par les pairs avec des cartes-cadeaux en récompense