Administrative Coordinator – BOF Catalyst Project / Coordinateur(trice) administratif(tive) – Projet BOF Catalyst

Position Type: Part-time

Location: Toronto, Hybrid

Pay Range: $28 - $30 per hour

Hours of work: Approximately 30 hrs per week: Monday- Thursday

Reporting to: Manager: Programs Manager

Job Summary

The Administrative Coordinator will support the Catalyst Project at the Black Opportunity Fund (BOF) by providing comprehensive administrative and project coordination assistance. Reporting to the Project Manager, this role will primarily work closely with project partners, the Communications and Public Relations Lead, and an external brand and communications agency to ensure effective coordination, documentation, and communication across all project activities.

The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, and skilled at managing multiple priorities in a dynamic, collaborative environment.

Key Duties and Responsibilities

• Provide day-to-day administrative support to the Project Manager under the supervision of the Programs Manager and project team to ensure smooth coordination of activities and timely completion of deliverables.
• Collect, organize, and maintain project data, documents, records, and partner information to support effective workflow and reporting.
• Schedule and coordinate internal and external meetings, including preparing agendas, taking minutes, and tracking action items.
• Support communication flow between BOF team members and project partners, to ensure clarity and consistency of information.
• Track project milestones, deliverables, and deadlines to assist with progress monitoring and reporting.
• Assist in preparing project documentation and reports, presentations, and reports for internal and external stakeholders.
• Coordinate logistics for events, workshops, and meetings related to the Project.
• Liaise with the Communications & PR Lead and external brand agency to support administrative needs related to project communications and outreach (no content creation required).
• Handle general administrative duties and ad hoc tasks as assigned to support the efficient functioning of the project.

Qualifications and Requirements

• Minimum 3 years of administrative or project coordination experience, ideally in a nonprofit or community-based setting.
• Strong organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities effectively.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong interpersonal skills and ability to collaborate with diverse stakeholders.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and comfort working with digital collaboration tools (e.g., Teams, SharePoint, or Google Workspace).
• Familiarity with project management tools (Monday, Asana, Trello etc.)
• High attention to detail and a proactive, problem-solving approach.
• Ability to work both independently and collaboratively in a fast-paced environment.

Compensation

The target hiring range for this position is $28 - $30 per hour, commensurate to experience. Placement in the pay range will be based on factors such as market conditions, internal equity, and candidate experience, skills, and qualifications relevant to the role.

Benefits include

• Company Supplied Equipment (for remote work) - laptop, phone
• Hybrid work arrangements
• Opportunity to work for an organization whose mandate involves significant social impact

Black Opportunity Fund is committed to fostering a collegial work culture grounded in diversity and inclusiveness. We strive to build a team that reflects the diversity of the community we work in and serve, so we encourage applications from traditionally marginalized groups such as Black, Indigenous, and racially visible persons, women, persons of a minority sexual orientation and/or gender identity, and all candidates who would contribute to the diversity of our community.

BOF welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

To Apply

Please email a copy of your resume and cover letter with the email subject line

“Administrative Coordinator – BOF Catalyst Project” to: BOF_HR@blackopportunityfund.org

Posted Date: October 31st, 2025

Closing Date: November 14th, 2025

We sincerely appreciate all applications and note that only candidates selected for an interview will be contacted directly by the hiring department.

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Intitulé du poste : Coordinateur(trice) administratif(tive) – Projet BOF Catalyst

Titre du poste : Temps partiel

Lieu : Toronto, hybride

Fourchette salariale : 28 à 30 $ de l'heure

Horaires de travail : environ 30 heures par semaine, du lundi au jeudi

Supérieur hiérarchique : Responsable des programmes

Sommaire du poste

- Le/la coordinateur(trice) administratif(tive) soutiendra le projet Catalyst du Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires (FPACN) en fournissant une assistance administrative et une coordination de projet complètes. Sous la responsabilité du ou de la chef de projet, la personne travaillera principalement en étroite collaboration avec les partenaires du projet, le responsable de la communication et des relations publiques et une agence de communication et de marque externe afin d'assurer une coordination, une documentation et une communication efficaces pour toutes les activités du projet.

Le/la candidat/e idéal/e est très organisé(e), soucieux(se) du détail et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et collaboratif.

Principales tâches et responsabilités

• Fournir un soutien administratif quotidien au/à la chef de projet sous la supervision du/de la responsable des programmes et de l'équipe de projet afin d'assurer une coordination harmonieuse des activités et la réalisation des livrables dans les délais impartis.
• Collecter, organiser et conserver les données, documents, dossiers et informations sur les partenaires du projet afin de faciliter le déroulement des tâches et l'établissement des rapports.
• Planifier et coordonner les réunions internes et externes, notamment en préparant les ordres du jour, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant le suivi des mesures à prendre.
• Faciliter la communication entre les membres de l'équipe du FPACN et les partenaires du projet, afin de garantir la clarté et la cohérence des informations.
• Assurer le suivi des étapes clés, des livrables et des échéances du projet afin de faciliter le suivi des progrès et l'établissement des rapports.
• Contribuer à la préparation de la documentation et des rapports du projet, des présentations et des rapports destinés aux parties prenantes internes et externes.
• Coordonner la logistique des événements, ateliers et réunions liés au projet.
• Assurer la liaison avec le responsable de la communication et des relations publiques et l'agence de marque externe afin de répondre aux besoins administratifs liés à la communication et à la promotion du projet (aucune création de contenu requise).
• Assurer les tâches administratives générales et les tâches ponctuelles qui vous sont assignées afin de contribuer au bon fonctionnement du projet.

Qualifications et exigences

• Au moins 3 ans d'expérience dans l'administration ou la coordination de projets, idéalement dans un environnement à but non lucratif ou communautaire.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à collaborer avec divers intervenants.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance dans l'utilisation des outils de collaboration numérique (par exemple, Teams, SharePoint ou Google Workspace).
• Connaissance des outils de gestion de projet (Monday, Asana, Trello, etc.)
• Grand souci du détail et approche proactive et orientée vers la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique.

Rémunération

La fourchette salariale cible pour ce poste est comprise entre 28 et 30 $ de l'heure, en fonction de l'expérience. Le placement dans la fourchette salariale sera basé sur des facteurs tels que les conditions du marché, l'équité interne et l'expérience, les compétences et les qualifications du/de la candidat(e) en rapport avec le poste.

Avantages

• Équipement fourni par l'entreprise (pour le travail à distance) : ordinateur portable, téléphone
• Modalités de travail hybrides
• Possibilité de travailler pour une organisation dont la mission a un impact social important

Le FPACN s'engage à promouvoir une culture de travail collégiale fondée sur la diversité et l'inclusion. Nous nous efforçons de constituer une équipe qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous travaillons et que nous servons. Nous encourageons donc les candidatures de personnes issues de groupes traditionnellement marginalisés, tels que les Noirs, les Autochtones et les personnes de race visible, les femmes, les personnes ayant une orientation sexuelle et/ou une identité de genre minoritaires, ainsi que tous les candidats qui contribueraient à la diversité de notre communauté.

Le FPACN accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection.

Comment postuler

Veuillez envoyer par courriel une copie de votre CV et de votre lettre de motivation en indiquant l'objet suivant dans l'objet du courriel :

« Coordonnateur(trice) administratif(tive) – BOF Catalyst Project » : BOF_HR@blackopportunityfund.org

Date de publication : 31 octobre 2025

Date limite pour postuler : 14 novembre 2025

Nous apprécions sincèrement toutes les candidatures et précisons que seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés directement par le service chargé du recrutement.