Administrative and Events Support Assistant/ Adjointe ou adjoint au soutien administratif et à l’organisation d’événements

Job overview

The Administrative and Events Support Assistant provides administrative support for various CASN activities and initiatives, such as membership, scheduling meetings, and taking minutes. The position will also provide events support for CASN’s virtual and in-person events, along with guidance and support for the Canadian Nurses’ Students Association conference.

Responsibilities and Duties

Administrative support for Corporate Services (40%):

• Assist with organization of meetings, such as (but not limited to) Finance & Audit Committee, Governance & Advocacy Committee.
• Create and send annual membership certificates.
• Assist with annual elections process.
• Organize social and team building activities, coordinate logistics for annual staff retreat and holiday events.
• Perform other related duties as assigned by Managing Director, Corporate Services.

Support for events, interest groups and courses (35%)

• Assist with planning, organization and delivery of virtual and in-person events and meetings, such as (but not limited to): annual Council meeting (includes annual general meeting), conferences, forums, leadership network meetings, CASN Accreditation Bureau (CAB) meetings, interest groups.
• Assist in coordination of conference abstract review process, including supporting of set-up/testing online abstracts platform.
• Coordinate development and testing of conference app.
• Assist with the development and creation of sponsor and exhibitor packages for CASN events.
• Assist with recruitment and tracking of event sponsors and exhibitors.
• Support event logistics by liaising with hotel or meeting venue, booking hotels, travel, catering, sourcing and ordering equipment.
• Support online registration set-up for events
• Assist with scheduling of meetings, such as conference planning committee, forum planning committee, interest groups, leadership network meetings; send agendas, track RSVPs, take and compile minutes.
• Provide event guidance and support for the Canadian Nurses’ Students Association conference by working with the student conference planning committee.

Administrative support for the Executive Director (ED) (20%):

• Schedule meetings and other activities for ED
• Coordinate ED’s calendar and book meetings on Microsoft Teams or Zoom
• Administer expense claims for processing
• Book travel and register ED for events such as meetings and conferences.
• Prepare agendas and take minutes for meetings
• Track and complete monthly ED attendance record
• Perform other related duties as assigned by the ED

Other duties (5%)

• Carry out other tasks as assigned, including taking direction from other staff when appropriate.

Qualifications

Required qualifications

• College diploma in business, office administration, events/hospitality, or a related field, or relevant and equivalent experience.
• Minimum of two years of administrative support experience.
• Clear and grammatically correct written and oral communication skills in English and French.
• Attention to detail and accuracy.
• Excellent organizational skills, ability to prioritize multiple initiatives and responsibilities, and meet deadlines.
• Good judgement and problem-solving skills.
• Take initiative, be a team player, take direction and have a positive attitude.
• Willing to learn new skills/software/programs.
• Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint – basic to intermediate expertise), use of email – Outlook (intermediate to advanced experience for email and scheduling) and Internet.
• Ability to take accurate minutes for meetings.
• Ability to work a flexible schedule occasionally in order to attend meetings and events in different Canadian time zones.
• Outstanding customer service skills and responsiveness to customer requests and inquiries.
• Professional attitude and excellent interpersonal skills.
• Ability to work independently with minimum supervision. Working primarily remotely with occasional in person attendance requirements.
• Must reside in Ottawa or surrounding region.
• Ability to travel occasionally within and outside Ottawa.

Preferred qualifications

• Undergraduate degree in business, administration or related field.
• 3-5 years of relevant work experience.
• Knowledge of or experience with event coordination.
• Experience using and/or setting up Zoom and Microsoft Teams meetings.
• Experience using an online survey tool (such as Qualtrics or Microsoft Forms).
• Experience using a simultaneous translation program (such as Wordly).
• Experience working with an online registration system and event platform system (including abstract management/scheduling and event app).

What we offer

• Generous leave entitlements, including December holiday closure.
• Benefits: dental, medical, vision care, paramedical, life insurance (some exceptions may apply) and professional and confidential Employee Assistance Program services.
• Participation in a defined contribution pension plan (some exceptions may apply).
• Remote work benefits; e.g. improved work-life balance, fewer expenses, improved efficiency, minimal commuting requirements, greater inclusivity.

This is a full-time (35 hours/week) position and is for an existing vacancy.

We offer an annual salary between $42,600 and $52,600, commensurate with experience and qualifications.

CASN is committed to employment equity, welcomes diversity in the workplace and encourages applications from all qualified applicants. Recruitment-related accommodations for persons with disabilities are available on request.

We welcome applications from candidates who are legally eligible to work in Canada. The selected candidate will be required to provide proof of eligibility prior to receiving an employment contract.

We are committed to a human-centered recruitment process and do not use artificial intelligence (AI) for candidate evaluation and selection.

The closing date for applications is Thursday, November 12, 2026 at 11:59 p.m. Eastern Time. Please submit a cover letter and resumé to: HRRecruiting@casn.ca

Although all applications are appreciated, please note that only those candidates selected for an interview will be contacted.

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Aperçu du poste

L’adjointe ou l’adjoint au soutien administratif et à l’organisation d’événements assure un soutien administratif à diverses activités et initiatives de l’ACESI, notamment en matière d’adhésions, de planification de réunions et de prise de procès-verbaux. La personne titulaire du poste contribue également à l’organisation des événements virtuels et en personne de l’ACESI, et fournit de l’orientation et du soutien dans le cadre de la conférence de l’Association des étudiant(e)s infirmier(ère)s du Canada (AEIC).

Responsabilités/Tâches

Soutien administratif aux services corporatifs (40 %)

• Participer à l’organisation de réunions, notamment celles du comité des finances et de la vérification ainsi que du comité de gouvernance et de plaidoyer, sans toutefois s’y limiter.
• Créer et envoyer les certificats annuels d’adhésion.
• Appuyer le processus électoral annuel.
• Organiser des activités sociales et de consolidation d’équipe, et coordonner la logistique de la retraite annuelle du personnel ainsi que des activités des Fêtes.
• Exécuter toute autre tâche connexe confiée par la directrice principale des services corporatifs.

Soutien aux événements, aux groupes d’intérêt et aux cours (35 %)

• Participer à la planification, à l’organisation et à la tenue d’événements et de réunions virtuels et en personne, notamment (sans toutefois s’y limiter) : la réunion annuelle du Conseil (y compris l’assemblée générale annuelle), les conférences, les forums, les réunions du Réseau de leadership, les réunions du Bureau de l’agrément de l’ACESI (BAA) et les groupes d’intérêt.
• Participer à la coordination du processus d’évaluation des résumés de conférence, notamment en appuyant la mise en place et la mise à l’essai de la plateforme de soumission de résumés en ligne.
• Coordonner le développement et la mise à l’essai de l’application de conférence.
• Participer à l’élaboration et à la création de trousses de commandite et de matériel destiné aux exposantes et exposants pour les événements de l’ACESI.
• Participer au recrutement des commanditaires et des exposantes et exposants des événements et au suivi de leur participation.
• Appuyer la logistique des événements en assurant la liaison avec les hôtels ou les lieux de réunion, en effectuant les réservations d’hébergement et de déplacement, en organisant les services de traiteur ainsi qu’en recherchant et en commandant l’équipement nécessaire.
• Appuyer la mise en place de l’inscription en ligne aux événements.
• Participer à la planification de réunions, notamment celles du comité de planification de la conférence, du comité de planification du forum, des groupes d’intérêt et du Réseau de leadership; envoyer les ordres du jour, assurer le suivi des confirmations de présence (RSVP), prendre et compiler les procès-verbaux.
• Fournir de l’orientation et du soutien pour la conférence de l’Association des étudiant(e)s infirmier(ère)s du Canada (AEIC) en collaborant avec le comité étudiant de planification de la conférence.

Soutien administratif au directeur général (20 %)

• Planifier les réunions et autres activités du directeur général.
• Coordonner le calendrier du directeur général et organiser les réunions sur Microsoft Teams ou Zoom.
• Administrer les demandes de remboursement de dépenses aux fins de traitement.
• Effectuer les réservations de voyage et inscrire le directeur général à des événements tels que des réunions et des conférences.
• Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions.
• Assurer le suivi et remplir le relevé mensuel de présence du directeur général.
• Exécuter toute autre tâche connexe confiée par le directeur général.

Autres tâches (5 %)

• Effectuer toutes autres tâches assignées, y compris recevoir des directives d’autres membres du personnel, au besoin.

Qualifications

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en administration de bureau, en gestion hôtelière/d’événements, ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente et équivalente.
• Au moins deux années d’expérience en soutien administratif.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais, avec une grammaire irréprochable.
• Grand souci du détail et de l’exactitude.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, capacité à établir des priorités parmi de multiples initiatives et responsabilités et à respecter les échéances.
• Bon jugement et aptitudes à résoudre des problèmes.
• Faire preuve d’initiative, avoir un bon esprit d’équipe, savoir suivre des directives et adopter une attitude positive.
• Volonté d’apprendre de nouvelles compétences et de nouveaux logiciels ou programmes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint, niveau débutant à intermédiaire), de la messagerie Outlook (niveau intermédiaire à avancé pour la gestion des courriels et du calendrier) et d’Internet.
• Capacité à rédiger des procès-verbaux précis et exacts.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible à l’occasion afin de participer à des réunions et à des événements se tenant dans différents fuseaux horaires au Canada.
• Excellentes compétences en service à la clientèle et grande réactivité aux demandes et aux questions de la clientèle.
• Attitude professionnelle et excellentes habiletés relationnelles.
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision. Le travail s’effectue principalement à distance, avec une présence en personne requise à l’occasion.
• Résider à Ottawa ou dans la région environnante.
• Capacité à se déplacer occasionnellement à l’intérieur et à l’extérieur de la région d’Ottawa.

Qualifications souhaitables

• Diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration ou dans un domaine connexe.
• De trois à cinq années d’expérience professionnelle pertinente.
• Connaissance de la coordination d’événements ou expérience dans ce domaine.
• Expérience de l’utilisation ou de la configuration de réunions sur Zoom et Microsoft Teams.
• Expérience de l’utilisation d’un outil de sondage en ligne (comme Qualtrics ou Microsoft Forms).
• Expérience de l’utilisation d’un logiciel de traduction simultanée (comme Wordly).
• Expérience de travail avec un système d’inscription en ligne et une plateforme de gestion d’événements (y compris la gestion et la planification des résumés ainsi qu’une application de conférence).

Nous offrons à nos employés

• Droits de congés généreux, y compris la fermeture du bureau pendant la période des fêtes au mois de décembre.
• Un ensemble d’avantages sociaux très intéressant : soins de santé, dentaires, de la vue, paramédicaux, assurance vie (certaines exceptions peuvent s’appliquer), et un programme d’aide aux employés (PAE) professionnel et confidentiel.
• La participation à un régime de retraite à cotisation déterminée (certaines exceptions peuvent s’appliquer).
• Avantages liés au travail à distance (meilleur équilibre travail-famille, moins de dépenses, efficacité améliorée, déplacements minimaux, plus grande inclusivité.

Il s’agit d’un poste à temps plein (35 heures par semaine). Ce poste vise à pourvoir un poste vacant existant.

Nous offrons un salaire annuel entre 42 600 et 52 600 $, en fonction de l’expérience et des compétences.

L’Association canadienne des écoles de sciences infirmières s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi, encourage la diversité dans le milieu de travail et incite toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. L’adaptation selon les besoins particuliers des personnes handicapées sera offerte sur demande.

Nous accueillons les candidatures de personnes légalement autorisées à travailler au Canada. La personne retenue devra fournir une preuve d’admissibilité avant de recevoir un contrat de travail.

Nous sommes engagés envers un processus de recrutement axé sur l’humain et n’utilisons pas de programme d’intelligence artificielle (IA) pour l’évaluation et la sélection des candidatures.

La date limite de soumission des candidatures est le jeudi 12 november 2026 á 23:59 heure de l’Est. Veuillez envoyer votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, à : HRRecruiting@casn.ca

Bien que nous regardions attentivement toutes les demandes reçues, nous communiquerons seulement avec les personnes choisies pour passer une entrevue.